Ordre du jour de la réunion + informations du mercredi 7 octobre 2009
Composé par Marie-Michèle
***Désolé si c’est écris petit, je voulais sauver du papier*****
****Désolé aussi pour les fautes****
- Photo shoot pour le guide des commandites. Pourquoi est-ce qu'on fait ça? Pour montrer qu'on est un groupe dynamique cette année! C'est également une technique de vente pour favoriser le commanditaire à faire confiance aux membres de l'équipe.
- Présentation des cartables de comités. Ils ont été créé dans le but de donner un aperçu des anciennes éditions du Festival et de rajouter des documents nécessaires à l'organisation de la 8ème édition. De plus, ça va faciliter la struture des prochaines éditions. Vous pouvez amener le cartable chez vous,(et faire imprimer des documents) mais seulement pour une durée limité. Il faut le rapporter à la coordonnatrice régulièrement pour qu'elle puisse faire le suivi du tout. J'essaie tout le temps que toutes les catégories des documents correspondent aux dossiers dans mon ordinateur.
Vous allez également pouvoir avoir une copie ces dossiers si vous voulez.
- Retour sur l'échéancier de la dernière rencontre.
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- Programmation x
Création de la grille d’évaluation des films : Val, Laurie, Guanda Emmanuelle, caro (B). spira film et Fanny autre festival
ÉCHÉANCIER +- 3 semaines
- Voir les règlements du concours de l’an dernier. Il y a surement de choses à modifier, supprimer ou rajouter. Vous pouvez allez voir ceux des autres évènements de concours de diffusion de films.
- Créer la grille d’évaluation des films. Quels sont les critères pour juger si un film est bon? Et quels sont ceux qui font qu’un film est mauvais? Mmmmm….Cette grille n’a jamais été fait, mais je crois qu’en tant qu’équipe fiable on se doit de monter une telle grille et de la respecter. Comme ça, si un réalisateur nous a envoyé un film et que nous l’avons refusé et qu’il demande absolument des explications, on va pouvoir sortir ces grilles là. Aussi, elles vont rester anonyme pour ne pas qu’ils sachent qui à fait telle ou telle autre critique….
- Évènement
- Grand Salon ou Atrium? Le Grand Salon est plus facile à gérer quant à la technique, mais il est plate au point de vue de la mise en scène (je dis ça puisque je me suis occuper de la mise en scène pendant les deux dernières années du Festival) et donne peu de visibilité. Il va surement être moins cher au point de vue de la technique et logistique….
L’Atrium (appelé aussi l’Agora) est riche quant aux possibilités de mise en scène.
****Voir le Show de la rentrée et la diffusion du film de ski la semaine prochaine. ******
Il donne une très belle visibilité au festival. On se demande alors, est-ce que le Festival doit-être payant ou non? Mmmm à voir vendredi le 16 octobre…..
J’en ai parlé à Pier-Luc Lachance hier (lui qui s’occupe de la technique dans le pavillon Desjardins-Pollack) il m’a dis que c’étais très possible! Pour ce qui est du son, c’est un système ambiophonique qui est utilisé.
Il faut voir avec lui au centre de service pour une soumission rapidement.
LA question est à savoir si on est motivé pour une mise en scène inoubliable?
- Visuel
- Julie on te fait confiance!!! Bref, on imprime l’affiche et les tracks de l’appel de film durant la deuxième semaine de décembre.
Les séries d’affiches et les tracks pour l’évènement impriment printer au début mars. Est-ce qu’il y a des objections ou ça l’a de l’allure?
AFFICHES
Affiche normalement pour décembre. Est-ce possible d’avancer la date? (V.Dorval)
Trouver les partenaires pour les mettre en bas de l’affiche.
Plans partenaire imprimés pour le 26 octobre.
LISTE DES ÉCOLES
Tout le monde l’a fait. On doit faire une liste plus organiser
Visuel de la fresque et évènement
Les deux images ont séparées. Le FFEQ et l’évènement sont séparés
- Site web : En ligne pour après la semaine de relâche. Donc, d’ici le 1er novembre. Faites-moi confiance!!!
- Qui veut faire l’animation de l’appel de film???? Visuel de Julie ou/et le logo du Festival? Voir les possibilités de diffusion avec le comité des communications.
LAURIE : video d’animation pour l’appel de film, sur le site internet. Mère de Nick Brass pour radio-can, voir Télé-québec, Vox, Bombe TV, musique plus
- Autres choses….Fresque, t-shirt, et autres…..
- Communication
- Rassembler les contacts dans une grille ET sur le compte g mail.
- Qu’est-ce qu’on fait avec les écoles secondaires? J’ai la liste de la région de Québec, mais pas les emails et il paraît que ce n’est pas la bonne méthode. Peut-être le ministère de l’éducation et les commissions scolaires?
- Ordre d’importance des villes et régions :
****Ceux en gras sont les plus importants******
1. Québec
2. Montréal
3. Saguenay
4. Gatineau
5. Sherbrooke
6. Drummondville
7. Victoriaville
8. Trois-Rivières
9. Abitibi-Témisamingue
10. P-e les autres
- Ordre d’importance des établissements scolaires :
1. Universités
2. Cégeps
3. Collèges privés ou spécialisés
4. Secondaires
- Ordre d’importance des programmes :
- Cinéma
- Animation
- Multimédia
- Communication
- Associations étudiantes sur l’environnement
- Autres….
**** C’est pas grave si on les trouve pas tous, mais il faut en avoir le plus possible****
Pour les écoles secondaires, Marie-Michèle enverra la listes des téléphones à carolina.
- Écrire le e mail à envoyer à ces contacts (Nic et carolina)
- Envoyer ces emails d’ici 2 semaines (ou 3 vus qu’on est en mi session)
- Plan de communication. Interne et Externe.
Qui sont les futurs partenaires potentiels?
Combien d’affiches faisons-nous imprimer?
- Le président d’honneur? J’ai les contacts de l’UDA de Mariloup Wolf et Xavier Dolan, PODZ. Qui prend contact avec? Prendre contact avec Nic pour voir si il veut
- Animateur de la soirée? Potentiellement Nicolas Ouellet de VJ Recherché.
- Administration et marketing
- Julie, Val! Est-il possible d’avoir un guide des partenaires format pdf pour les demandes sur le Web? Pour les autres qu’ils ne savent pas, il va être prêt maximum le lundi 26 octobre. On a donc 1 mois et demi pour trouver les commanditaires. mmmmm
- Faire une grille de visibilité pour le guide des partenaires.
- Je sais que c’est plate, mais il faut quand même le faire. Oui, je parle bien des demandes de subventions. Celles à remplir prochainement (d’ici 3 semaines) Dites vous que c’est une pratique pour les futurs rencontres!!!
- Culture, communication et condition féminine. QUÉBEC.
Voici le lien que vous ne pouvez bien sur pas cliquer (allez voir sur le compte communication, je l’ai envoyé là):
******AVANT LE 6 NOVEMBRE, DONC LA SEMAINE AVANT, LE 30 OCTOBRE******
- Bureau de Vie Étudiante
- Ce n’est pas long à remplir celle mais il faut également remettre une relevé du budget prévisionnel fiable et précis. Donc il faut faire la rechercher budgétaire aussi. Lorsqu’elle va être faite, on va avoir de l’argent de départ!!!!! Yahouuuuuu!!!!!
- Subvention du Vice-recteur
- J’ai la feuille, donc n’importe quand!!!!!
d) Hydro-Québec
- Voir sur le site web! **** Savoir ce qu’ils demandent comme il le faut avant de l’envoyer**** Faites pas comme moi avec loto-Québec. D’ailleurs il faudrait p-e en faire une autre.
*****AVANT LE 31 OCTOBRE*****
e) Loto-Québec
- Site web!!! Bon je vais faire semblant que je n’ai rien dis…..je voulais juste vous dire que je ne l’ai pas faites au hasard non plus…..
ACTIVITÉS DE FINANCEMENT
- QUOI? COMMENT? OÙ? QUAND?
- Il ne faut pas que ça nous coûte plus cher que de les organiser et que nous ne perdions pas trop de temps là-dessus.
Réunion la semaine prochaine comité marketing et administration
Budget :
- Je vais sortir un relevé budgétaire du mois de septembre puisque c’est juste moi qui ai dépensé jusqu’à aujourd’hui.
- Établir les prévisions budgétaires :
****Je vous le donne comme ça pour que vous comprenez à quoi vous attendre*****
- FIN DE LA RÉUNION!!!!!Je vous envoie l’échéancier des deux prochaines semaines!!!!!
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| Prévisions budgétaires | ||||||
| Nom du Groupe : | ||||||
| Nom de l'activité : | ||||||
| Dépenses techniques | ||||||
| Personnel de scène | ||||||
| Personnel d'accueil et de billetterie | ||||||
| Salle | ||||||
| Équipement | ||||||
| Accord de piano | ||||||
| Location d'équipement | ||||||
| Transport d'équipement | ||||||
| Sous-total des dépenses techniques (taxes incluses) | 0,00 $ | |||||
| Dépenses en communication – Consultez Véronique Dorval, veronique.dorval@baa.ulaval.ca | ||||||
| Conception graphique (affiches, programmes et tracts) | ||||||
| Impression et photocopie: | ||||||
| Affiches | ||||||
| Programmes | ||||||
| Tracts | ||||||
| Affichage : | ||||||
| Interne | ||||||
| externe | ||||||
| Billets | ||||||
| Lettres / cartons d'invitation / enveloppes / timbres | ||||||
| Photos | ||||||
| Vidéo | ||||||
| Placement-média | ||||||
| Site Internet | ||||||
| Sous-total des dépenses en communication (taxes incluses) | 0,00 $ | |||||
| Autres dépenses | ||||||
| Droits d'auteur ou d'exécution | ||||||
| Décors et accessoires | ||||||
| Costumes (confection, achat, location et nettoyage) | ||||||
| Frais de réception | ||||||
| Frais de séjour | ||||||
| Frais de transport | ||||||
| Permis d'alcool | ||||||
| Service d'ordre étudiant | ||||||
| Remise de prix | ||||||
| Frais bancaires | ||||||
| Assurances | ||||||
| Cachets | ||||||
| Autres | ||||||
| Sous-total des autres dépenses (taxes incluses) | 0,00 $ | |||||
| 0,00 $ | ||||||
| Imprévus (7% des dépenses) | 0,00 $ | |||||
| Total des dépenses (taxes incluses) | 0,00 $ | |||||
| Revenus | ||||||
| Prix d’entrée : (sans les taxes) : | ||||||
| Étudiants | x | 0,00 $ | ||||
| Autres | x | 0,00 $ | ||||
| Prévente | x | 0,00 $ | ||||
| Public attendu: | x | 0,00 $ | ||||
| Commandites : | ||||||
| Subventions : | ||||||
| Vente : | ||||||
| Activités de financement : | ||||||
| Contribution de l'association : | ||||||
| Cotisation des membres : | x | 0,00 $ | ||||
| Vestiaire : | ||||||
| Dons : | ||||||
| Autres : | ||||||
| Total des revenus | 0,00 $ | |||||
| Moins : total des dépenses (taxes incluses) | 0,00 $ | |||||
| Profit ou déficit | 0,00 $ | |||||
